Transparenzerklärung für unsere Kunden (m/w/d)

GrundInformationen

Betroffene

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an alle Personen, die mit dem Verantwortlichen (siehe unten) Kundenverträge schließen, unabhängig davon, ob diese Verträge kostenpflichtig sind oder nicht. Alle Personenbezeichnungen beziehen sich auf alle Geschlechter und die damit verbundenen Sprachformen, insbesondere divers, weiblich, männlich. Jede Personenbezeichnung ist mit dem Zusatz „(m/w/d)“ zu verstehen.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die hier beschriebene Verarbeitung ist: 

HK WEB und Büro Dienstleistungen, 

Am Holze 3a, 28876 Oyten

(Geschäftsführer Holger Knickmann) info@abc4.de

Tel.: +49 4205 38123740

Rechte

(1) Die Betroffenen haben mit Blick auf die zu ihrer Person gespeicherten Daten folgende Rechte: Das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung von Daten, für die es keinen Aufbewahrungsgrund mehr gibt, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben sie das Recht, sich bei der für den Verantwortlichen zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

(2) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung der Betroffenen beruht, können die Betroffenen ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortlicher).

(3) Soweit die Verarbeitung auf der Erfüllung eines berechtigten Interesses, mithin auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO beruht, können die Betroffenen der Verarbeitung jederzeit widersprechen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortlicher). Falls der Widerspruch begründet ist, wird die Verarbeitung beendet. Sofern das berechtigte Interesse im Direktmarketing liegt; ist der Widerspruch stets begründet.

Weitere Hinweise

(1) Eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschl. Profiling, findet nicht statt.

(2) Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht nur, sofern nachfolgend auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird.

Datenverarbeitung

(1) Die Anbahnung des Vertrages verläuft wie folgt: Entweder nehmen die Betroffenen mit dem Verantwortlichen Erstkontakt auf oder umgekehrt. Hierbei verarbeitet der Verantwortliche alle Daten, die die Betroffenen freiwillig übermitteln. Das sind häufig die Kontaktdaten (Name, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer) sowie die Kommunikationsdaten (Schilderung des Inhalts, Gesprächsnotizen, Formulareinträge). Der Verantwortliche erstellt auf dieser Grundlage ein Angebot. Der Verantwortliche speichert diese Daten. Zweck ist die Anbahnung bzw. Begründung eines Vertrages. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

(2) Nach Zustandekommen des Vertrages erhebt der Verantwortliche die weiteren Kommunikationsdaten (Auslieferung Leistung, Beantwortung Nachfragen), um den Vertrag zu erfüllen. Zweck ist die Durchführung eines Vertrages. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

(3) Nach Ende des Vertrages werden die Kundendaten wie folgt aufbewahrt:

1. Daten, die für die Besteuerung des Verantwortlichen relevant sind, werden grundsätzlich für sechs Jahre aufbewahrt. Hiervon abweichend werden für zehn Jahre aufbewahrt. Die jeweilige Frist beginnt in dem Jahr, in dem das Dokument entstanden ist. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Aufbewahrungsverpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO.

2. Sofern die Verarbeitung der Daten auf einer Einwilligung beruht, werden die Daten, die auf Grundlage der Einwilligung verarbeitet werden, bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis der mit ihrer Verarbeitung verbundene Zweck erlischt, aufbewahrt. Der Zweck wird in der jeweiligen Einwilligungserklärung genannt. Rechtsgrundlage ist Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 2 BDSG2018.

3.Daten, die die Erteilung einer Einwilligung beweisen für drei Jahre aufbewahrt, wobei diese Frist am 31. Dezember des Kalenderjahres beginnt, in dem entweder die Einwilligung widerrufen wird oder die Daten aus anderen Gründen gelöscht werden. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Aufbewahrungsverpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.

(4) Ergänzend zu Absatz 1 gilt, dass der Verantwortliche den Interessenten die Wahl für ein Vorgespräch in Präsenz, per Telefon oder per Videokonferenz lässt. Falls sie sich für die Videokonferenz entscheiden, holt er die dafür erforderliche Einwilligung ein. Dabei wird der Einwilligungsstatus sowie der Name verarbeitet. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO. Für den Fall, dass die Interessenten einwilligen, führt er dann das Vorgespräch per Videokonferenz durch. Dabei werden Bild- und Tondaten verarbeitet. Zweck ist die Durchführung eines Vorgesprächs. Rechtsgrundlage dafür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

(5) Ergänzend zu Absatz 2 gilt, dass der Verantwortliche Daten aus der Buchhaltung an eine externe Steuerberatungskanzlei übermittelt. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse folgt aus der Erforderlichkeit der Wahrnehmung externer, steuerrechtlicher Beratung/Betreuung. Soweit Daten bei der Steuerberatungskanzlei verarbeitet werden, stellt dies keine Auftragsverarbeitung (vgl. DSK-Kurzpapier 13), sondern eine Datenübermittlung dar, die ihrerseits durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt ist. Es handelt sich mithin um einen Fall des sonstigen Outsourcings.

(6) Ergänzend zu Absatz 2 gilt, dass der Verantwortliche Daten aus der Buchhaltung an den Anbieter einer externen Buchhaltungssoftware übermittelt. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse folgt aus der Erforderlichkeit der Wahrnehmung externer, steuerrechtlicher Beratung/Betreuung.

(7) Ergänzend zu Absatz 2 gilt, dass der Verantwortliche die Betroffenen werblich per E-Mail anspricht. Dafür verwendet der Verantwortliche folgende Daten: Name und E-Mail-Adresse. Zweck ist die werbliche Ansprache der Betroffenen, die sich in einem Vertragsverhältnis mit dem Betroffenen befinden. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem vorgenannten Zweck i.V.m. ErwG 47 folgt. Die Betroffenen werden darauf hingewiesen, dass sie dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Begründung widersprechen können, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

(8) Ergänzend zu Absatz 2 gilt, dass der Verantwortliche den Betroffenen die Wahl für ein Vertragsgespräch in Präsenz, per Telefon oder per Videokonferenz lässt. Falls sie sich für die Videokonferenz entscheiden, holt er die dafür erforderliche Einwilligung ein. Dabei wird der Einwilligungsstatus sowie der Name verarbeitet. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO. Für den Fall, dass die Betroffenen einwilligen, führt er dann das Vorgespräch per Videokonferenz durch. Dabei werden Bild- und Tondaten verarbeitet. Zweck ist die Durchführung eines Vertragsgesprächs. Rechtsgrundlage dafür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Auftragsverarbeiter Und Dritte, die Daten Erhalten

Die folgenden Drittanbieter erhalten personenbezogene Daten:

Drittanbieter: Es wird das Buchhaltungs-Tool „Lexoffice“ der Haufe Service Center GmbH (Deutschland – EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde.

Drittanbieter: Die Buchhaltungsdaten werden an eine externe Steuerberatungskanzlei übermittelt. Soweit Daten bei der Steuerberatungskanzlei verarbeitet werden, stellt dies keine Auftragsverarbeitung (vgl. DSK-Kurzpapier 13), sondern eine Datenübermittlung dar, die ihrerseits durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt ist. Es handelt sich mithin um einen Fall des sonstigen Outsourcings.

Drittanbieter: Es wird das Automatisierungs-Tool „KlickTipp“ der KLICK-TIPP LIMITED (England) eingesetzt, die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Näheres zur Art und Weise der Verarbeitung bei diesem Drittanbieter ist hier beschrieben: https://www.klick-tipp.com/handbuch. Der Verarbeitung steht nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt. Denn der Anbieter sitzt in einem Land, für das die EU-Kommission beschlossen hat, dass es ein angemessenes Schutzniveau bietet (vgl. Artikel 45 DSGVO).

Drittanbieter: Es wird das Webinar- bzw. Videokonferenz-Tool „Microsoft Teams“ der Microsoft Corporation (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Näheres zur Art und Weise der Verarbeitung bei diesem Drittanbieter ist hier beschrieben:https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/video-conferencing. Der Beauftragung dieses Anbieters steht auch nicht entgegen, dass er seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat. Denn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt nur, wenn die Betroffenen der damit verbundenen Datenübermittlung in die USA zustimmen (vgl. Artikel 49 Absatz 1 lit. a DSGVO). Insoweit sind die oben genannten Risikohinweise maßgeblich.